Iedereen up-to-date

Gebruikers kunnen hun telefoonboek synchroniseren met hun contactgegevens in Google of hun gegevens importeren uit Outlook. Ook kunnen de bedrijfsgegevens geïmporteerd worden.

Met een klik op telefoonboek kun je bellen vanaf het toestel van jouw keuze. Dit kan jouw bureautoestel zijn, of de gnTel App of direct vanaf je laptop of PC. Je hebt direct zicht op recente telefoongesprekken, binnenkomende oproepen en kunnen eenvoudig uitbellen. Eigenlijk kun je vanaf je PC net zo werken als je op je Smartphone al gewend bent.

Flexibiliteit

Eenvoudig je nummer doorschakelen naar je mobiel of een groep collega’s of meer geavanceerd doorschakelen afhankelijk van openingstijden en het rooster. Het kan allemaal.

Belgroepen & Group Pickup

Groepeer je toestellen als je snel iemand uit een bepaalde groep of afdeling te pakken wilt krijgen. Zo kunnen bijvoorbeeld collega’s binnen een afdeling via één extensie allemaal tegelijk gebeld worden.

Het aannemen van gesprekken die bij een ander toestel worden aangeboden is ook mogelijk. Hiervoor worden dan zogenaamde “Pickup groepen” ingesteld. Zo hoeft men niet naar het andere toestel toe te lopen maar slechts op een speciale “Group pickup” toets te drukken op het eigen toestel.

Agenda integratie

In je belplan kun je opnemen dat inkomende telefoontjes via je Agenda worden doorgeschakeld. Dit kunnen zowel interne extensies zijn als mobiele of vaste externe nummers. Net als een gewone doorschakeling, maar dan in te roosteren. Plan zo eenvoudig vooruit je nachtdiensten in of regel de achterwacht met Google Calendar. De juiste doorschakeling wordt dan automatisch geregeld.

Keuzemenu

Je kent het wel, toets 1 voor verkoop, toets 2 voor service etc. Soms nodig, wanneer je organisatie groeit. Een keuzemenu of Interactive Voice Response systeem, ook wel IVR, neemt automatisch de telefoon op en geeft de beller een audioboodschap waarbij meerdere keuzes worden aangeboden.

Je kunt online bij elke keuze een nieuwe vervolgstap ingestellen. Bijvoorbeeld een ander keuzemenu, een wachtrij, direct bellen van enkele toestellen of een mobiel nummer, of een voicemail in laten spreken. Ook de wachttijd op input, hoe vaak het menu herhaald moet worden, en wat er dient te gebeuren als geldige input uitblijft is uiteraard in te stellen. De door de bellers gemaakte keuzes worden weergegeven in heldere rapportages.

Wachtrij & wachtmuziek

Met een wachtrij kun je pieken in het aantal bellers opvangen, en kunnen meerdere bellers tegelijk wachten tot ze één voor één geholpen worden. De agents, die de telefoon beantwoorden, krijgen de bellers in de wachtrij aangeboden volgens een van te voren ingestelde logica. Afhankelijk van jouw wensen kun je een beller bij alle agents tegelijk aanbieden, of in een vaste volgorde één voor één bij alle beschikbare toestellen, of zelfs in een volgorde afhankelijk van wie er de minste gesprekken of het langst al geen gesprek meer gehad heeft.

De beller hoort tijdens het wachten een wachtmuziek of overgangstoon. Je kunt kiezen om een periodieke mededeling af te spelen zoals bijvoorbeeld de positie in de wachtrij, zoals “u bent de eerstvolgende wachtende”. De wachtmuziek is vrij te kiezen.

Nummerweergave

Wil je anoniem uitbellen? Geen probleem, je kunt uitgaande gesprekken naar wens laten instellen. Ook kun je de telefoonnummers van het inkomende belverkeer overschrijven.

Gespreksopnamen

Bij trainingen of telefonisch afgesloten contracten kan het handig zijn om gesprekken op te nemen. Deze functie is standaard beschikbaar, de opnames zijn te downloaden via de self-service portal of worden automatisch naar je gemaild. Tenzij er iets anders is afgesproken bewaren gespreksopnames tot maximaal één jaar voor je.

Meeluisteren

Luister mee met een collega bij moeilijke gesprekken of telefoontrainingen. Je hoort alleen de andere twee partijen maar zelf ben je niet te horen.

Openingstijden

Laat telefoontjes correct doorschakelen aan de hand van je ingestelde tijdschema. Met de openingstijdencheck in je belplan stel je eenvoudig een een vast weekschema in. Daarna heb je er geen omkijken meer naar. Uitzonderingsdagen voor een bedrijfsuitje zijn ook in te plannen. En met één klik voer je officiële landelijke feestdagen op.

Het werkt simpel

Je kunt meerdere sets openingstijden invoeren. Per set bepaal je of je open of gesloten bent op een tijdstip van de dag. Daarachter bepaal je de vervolgstappen in je belplan.

Ga zitten waar je wilt

Heeft niet iedereen een vaste werkplek, maar wel een eigen telefoonnummer? Maak dan gebruik van Free seating ook wel hot desking genoemd. Hiermee log je met je eigen code in op een vaste telefoon op ons platform, waarna je daarop met je extensie en/of telefoonnummer bereikbaar wordt.

Free seating is ook te gebruiken in combinatie met onze plugins en mobiele apps.

Direct inzicht in klantgegevens

Met de CRM pop-up zie je direct de bijbehorende klantgegevens van inkomende telefoontjes. En om uit te bellen hoef je nooit meer een telefoonnummer in te toetsen. Je klikt en belt direct het juiste nummer.

Op je computerscherm geeft de pop-up bij elk inkomend gesprek de bedrijfsnaam en het telefoonnummer weer als deze in je klantsysteem staat. Je klikt op de pop-up en dan komt meteen de juiste pagina uit je klantsysteem naar voren.

De CRM pop-up is ook te gebruiken voor uitgaande gesprekken. Klik op het telefoonnummer in het scherm van je klantsysteem en bel automatisch uit, zonder dat je nummers hoeft in te toetsen.

Voor al onze eigen functies geldt dat wij geen extra kosten in rekening brengen. Voor de CRM pop-up maken wij gebruik van diensten van derden. Voor deze functie rekenen we wel extra kosten; namelijk € 5 per gebruiker per maand.

Bellen met een button

Met de Click2Dial plugin hoef je nooit meer een telefoonnummer in te toetsen. Je klikt en belt direct het juiste nummer.

Click2Dial is een plugin voor je browser. Als je die installeert, zie je een gnTel-button bovenin je browser balk. De plugin detecteert telefoonnummers op de webpagina’s die je bezoekt. Als een nummer wordt gevonden, dan wordt er een belbutton naast geplaatst.

Klik op de belbutton en je wordt doorverbonden met het gekozen nummer. Makkelijker kan bijna niet!

Laat een boodschap achter

Ben je gesloten of te druk om de telefoon aan te nemen? Geef bellers de gelegenheid een boodschap in te spreken op je voicemail.

Stel zelf eenvoudig in of je de boodschappen met je telefoon wilt terugluisteren, of laat ze meteen naar je toe mailen. Je kunt ook op afstand je voicemail terugluisteren via een speciaal telefoonnummer en een pincode.

Opnames

Welkomstboodschappen, keuzemenu instructies, wachtverzoeken, ‘gesloten’ melding, voicemail instructies, wachtrij posities, zijn allemaal eenvoudig op te nemen in je belplan als audiofiles.

Voor het inspreken van een professionele boodschap hebben we diverse partnerships met professionele stemacteurs.

Klantenportal

Krijg realtime inzicht in het belgedrag binnen je bedrijf. De gnTel klantenportal geeft je snel overzicht met rapportages, statistieken en handige grafieken. Bijvoorbeeld de actuele wachtrij statistieken met het aantal wachtenden en de gemiddelde wachttijd.

Gespreksopnamen

Ook de opgenomen gesprekken vind je terug in de self service portal.

Overal lokaal bereikbaar

Bel heel voordelig naar alle landen ter wereld, of laat je bellen op een buitenlands nummer.

Benieuwd naar de voordelige gesprekstarieven voor gnTel? Voor 20 euro per maand bel je onbeperkt naar de 20 meest gebelde landen of kijk hier voor de internationale gesprekskosten per land.

Omroepsysteem

Beschik je niet over een omroepsysteem op je bedrijfslocatie? Dan kun je daar ook je VoIP toestellen voor inzetten. Met het omroepsysteem van gnTel nemen ze dan automatisch op in de speakerstand zodat je je boodschap aan iedereen tegelijk kan mededelen.

Handig om te gebruiken Bedrijfs Hulp Verlening (BHV) knop. Als spoed bij is en er snel hulp nodig is, bereik je iedereen op hetzelfde moment.

Videobellen

Op het gnTel platform kun je onderling videobellen, dus met beeld bij het gesprek. Deze functionaliteit is ook handig te gebruiken als intercom met beeld om een ingang op afstand veilig te kunnen openen.

Geen probleem met All-you-need

Wil je met meerdere mensen tegelijk telefonisch vergaderen? Dat kan heel makkelijk binnen All-you-need. Alle deelnemers nemen tegelijk deel aan het gesprek, iedereen is voor alle anderen hoorbaar.

Of je nu nieuwe nummers nodig hebt of bestaande nummers wil verhuizen, we helpen je graag.

Nederlands nummer

Je kunt kiezen uit een Nederlands nummer van je eigen regio, een landelijk bedrijfsnummer (085/088), of een service nummer (09xx).

Buitenlandse nummers

Open je een vestiging in het buitenland of doe je veel zaken buiten Nederland? Dan is het prettig dat buitenlandse klanten en contacten je gewoon op een lokaal nummer kunnen bereiken in hun eigen land. Natuurlijk bel je tegen de voordelige lokale tarieven.

Wij verstrekken voor meer dan 40 landen lokale telefoonnummers voor onze klanten. De gesprekken komen binnen op je gnTel telefoon in Nederland of op je vestiging in het buitenland. Zo ben je altijd lokaal bereikbaar voor je buitenlandse klant. Het buitenlandse telefoonnummer is te combineren met alle functies van ons platform. Je bent bereikbaar vanaf elke locatie ter wereld en kunt altijd doorschakelen naar een telefoonnummer in Nederland.

Optimaal belgemak

Bellen met je smartphone en toch je vaste nummer meesturen. Dat kan met onze App voor iOS en Android. Ook je telefoontjes op je vaste nummer ontvangen op je mobiele telefoon. Met je Free seating account bel je gewoon vanuit je contactpersonen of gespreksgeschiedenis.

Sommige organisaties vinden het soms handig dat medewerkers met hun eigen telefoon kunnen bellen op kosten van de zaak. Ook dat is mogelijk met de Flex Mobile App.